Dirección Administrativa
3 de octubre de 2024
O.G.E.A. – Oficina de Gestión Estratégica Administrativa
La organización administrativa de los posgrados de FIGRI ha sido reestructurada para operar de una manera transversal y con funciones especializadas, de manera que dé respuestas efectivas a las necesidades de nuestros estudiantes y docentes de posgrado.
A partir de la fecha está operando la O.G.E.A. una nueva manera de organizar el equipo de apoyo administrativo de los posgrados de nuestra facultad.
Esta estructura de soporte se encarga de las tareas relacionadas con la promoción y el mercadeo, los procesos financieros, la calidad y la acreditación académicas, la asistencia a la operación académica y la atención a los prospectos de estudiantes, a los estudiantes actuales, a los egresados y a los docentes de los diferentes programas de especialización, maestría y doctorado de FIGRI.
Soluciones para los estudiantes de los posgrados
Haz clic en el siguiente proceso para conocer los trámites que se gestionan en la O.G.E.A. Los estudiantes actuales y egresados de posgrados pueden comunicarse con el equipo de O.G.E.A. a través del correo electrónico figripos.gestionestudiantes@simianlab.co para realizar trámites administrativos relacionados con:
📝 1. Inscripción y matrícula
- Apoyo cuando hay dificultades para inscribirse o matricularse.
Verificación de carga académica y horarios.
Solicitudes de aplazamiento, cancelación de semestre, reserva de cupo y reingresos. (Los reingresos solo serán permitidos si no superan un plazo máximo de dos años adicionales a la autorización del aplazamiento. En caso contrario, se considerará un reintegro, el cual deberá ser analizado por el consejo de facultad según las condiciones que este establezca.)
🔹 Importante: Algunos ajustes o inscripciones especiales solo se realizan *cuando el programa académico remite la solicitud o autoriza el caso. La oficina ejecuta el proceso, pero el insumo depende del programa.
📚 2. Gestión académica del estudiante
- Orientación sobre solicitudes de homologación
Información sobre Inscripción de asignaturas reprobadas o aplazadas.
Corrección o inclusión de calificaciones (con autorización del docente y/o del programa).
Información sobre postulación a grados y verificación de requisitos.
Emisión de certificados y constancias (posterior a la solicitud en Avante y al pago correspondiente).
🔹 Importante: Algunos ajustes o inscripciones especiales solo se realizan *cuando el programa académico remite la solicitud o autoriza el caso. La oficina ejecuta el proceso, pero el insumo depende del programa.
💰 3. Soporte financiero básico
- Validar si el estudiante cumple condiciones para avanzar con su matrícula.
Apoyar en casos de bloqueos o dificultades por pagos.
Hacer seguimiento a casos de reintegro o acuerdos financieros.
🔹 Importante: Algunos procesos dependen de revisiones por parte de áreas financieras. La oficina no toma decisiones financieras, solo apoya la gestión.
📩 4. Atención y acompañamiento en trámites institucionales
- Atención a peticiones y solicitudes generales.
Orientación cuando el estudiante no sabe a qué área dirigirse.
🔹 Importante: Algunos trámites requieren validación previa del programa o su remisión oficial para proceder
📊 5. Seguimiento y control académico
- Apoyo en la consolidación de información académica (para mejorar procesos).
Seguimiento de casos que afectan la continuidad del estudiante.
Apoyo administrativo en procesos institucionales (como reportes o encuestas).
Las solicitudes de duplicado de acta de grado o duplicado de diploma, cambio de programa académico y procesos legales son atendidas en la Ventanilla Única de Radicación (VUR), en el correo vur@simianlab.co.
Las solicitudes de trámites académicos deben enviarse al correo electrónico del programa correspondiente. Seleccionando cada proceso, podrás consultar en detalle qué gestiones se realizan. Entre estos trámites se incluyen:
📅 1. Gestión Académica y Programación
- Programación y confirmación de clases por periodo académico
Inscripción, modificación y consultas sobre materias a cursar
Programas de materia
Información y apoyo sobre el programa académico a cargo
🧑🏫 2. Comunicación y Soporte Docente
- Comunicación directa con docentes
Selección de tutores y/o directores de tesis
📚 3. Trabajos de Grado
- Consultas y dudas sobre presentación de Trabajo de Grado
Información y resolución de inconsistencias en presentación de Trabajos de Grado
📝 4. Evaluaciones y Notas
- Revisión de notas (incluye segunda revisión y evaluador)
📋 5. Trámites y Solicitudes Académicas
- Aplicación a opciones de grado
Validación académica para grados
Información y autorización de homologaciones
Trámite de solicitudes académicas (PQRS)
Solicitudes especiales académicas
Acompañamiento para los docentes
Las y los docentes de nuestros posgrados pueden solicitar el apoyo del equipo de asistentes mediante un mensaje enviado a figripos.gestiondocentes@simianlab.co para gestionar trámites relacionados con:
- Diligenciamiento de Contratos de Conferencistas
Cuentas de cobro
Auditoría de notas
Encuestas
Evaluación docente
Certificados
Salones
Un equipo especializado para dar respuestas
El equipo está conformado por Martha Durán, directora administrativa de la Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales, junto con:
Camila Zúñiga, Líder Financiera O.G.E.A. encargada de acompañar la dirección financiera de Facultad en tareas como las matrículas de los estudiantes, los contratos y los pagos de docentes.
Diego Ordóñez apoya las tareas de promoción y mercadeo, dentro de las que están el seguimiento a las inscripciones y las admisiones, las órdenes de matrícula, los pagos y bienvenida a clases de posgrado.
Carolina Martínez brinda apoyo en los procesos de homologación, gestión de notas e inscripción de materias aplazadas y perdidas.
Sandra Jaramillo es el enlace entre la Oficina de Aseguramiento de la Calidad de la universidad y las diferentes unidades académicas de FIGRI, para tareas como la autoevaluación con fines de acreditación de alta calidad; la solicitud, renovación o modificación de registros calificados, y las acreditaciones internacionales.
Brinda apoyo a los procesos académicos y administrativos de la Facultad, facilitando la comunicación directa y la gestión entre estudiantes, docentes y directivos desde la recepción del Centro de Estudios de Posgrado.
Ángela Patricia está a cargo de la gestión de procesos docentes relacionados con la contratación de conferencistas ocasionales, la certificación docente y el trámite de pagos de honorarios.
Sofia Niño se encarga de acompañar todo el proceso de carnetización, la gestión de certificaciones académicas de los estudiantes de posgrado, así como diversas tareas administrativas.
Seguimiento y comunicación para una mejor experiencia
Con la implementación de este equipo de trabajo, que está acompañada del desarrollo de un sistema de seguimiento, FIGRI optimiza la respuesta a los estudiantes y docentes, con un seguimiento continuo de las solicitudes de tipo administrativo, definiendo especialidades unificadas, que promuevan la productividad y reduzcan las inconformidades.
Este enfoque mejora la comunicación y atención a las necesidades estudiantiles, docentes y administrativas en FIGRI, asegurando una experiencia educativa más satisfactoria.